Авансовый отчет командировочные расходы

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Авансовый отчет командировочные расходы. Мы постарались полностью раскрыть тему с юридической точки зрения и предоставить информацию в доступном виде. Если все же у вас возникли вопросы, вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Сотрудники, отправляющиеся в командировку, имеют право написать заявление с просьбой выдать некоторую сумму для покрытия возможных расходов. Отчёт о денежных средствах, выданных работнику предприятия в виде аванса для возмещения понесённых затрат, должен оформляться по установленной форме в соответствии с нормативными требованиями. Выясним, когда сдача авансового отчёта обязательна, а также какими бухгалтерскими проводками следует отразить расходы по этому документу.

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

  1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
  2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
  3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/[email protected] от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

Образец заполнения авансового отчёта (лицевая сторона)

В основной части авансового отчёта указываются следующие суммы: остаток или задолженность по предыдущим авансовым отчётам, фактические расходы, подтверждённые чеками или другими платёжными документами, а также конечный остаток средств, вычисляемый как разница между величиной остатков и суммой фактических расходов.

Как составить

Авансовый отчёт заполняется после командировки и предъявляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через три дня по окончании командировки.

В авансовом отчёте выделяются как минимум четыре компонента:

  1. Центральная часть бланка — главная часть отчёта, в которой отражаются суммы произведённых расходов.
  2. Фиксация проверки авансового отчёта в бухгалтерии, где указывается размер суточных и итоговая сумма для расчёта, проверенная бухгалтером.
  3. Все документы, согласно которым указываются расходы, с указанием вида затрат, названия документа, номера и даты получения. В конце списка этих документов обязана стоять подпись подотчётного лица.
  4. Оригиналы всех документов, находящихся в списке, на которые ссылается командировочный в своём авансовом отчёте.

Пример заполнения авансового отчёта по командировке

Образец заполнения авансового отчёта (оборотная сторона)

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

  • фамилия, имя и отчество командировочного;
  • номер отчёта;
  • дата составления отчёта;
  • сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
  • количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
  • число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Читайте так же:  Акт инвентаризации денежных средств в кассе

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

Содержание:

1. Типы командировочных расходов

2.  Как правильно отразить порядок  

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

     3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

     3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

     3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

     3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы  на прочие нужды сотрудника

     3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.
  •  

При  командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при  оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и  аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:
  • оплата сервиса  в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:
  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1.  Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1.  При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1.  При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.
Читайте так же:  Индивидуальный предприниматель ГК

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются  от сдачи в аренду номера  в гостинице или квартиры. Так аренду  гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды  квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника.  Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета,  банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы.  В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Служебной командировкой считается поездка работника по распо­ряжению работодателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

При направлении работника в командировку в пределах Российской федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в кото­ром указываются:

  • фамилия, имя, отчество командированного;

  • пункт назначения командировки;

  • наименование организации, куда командируется работник;

  • цель командировки;

  • срок командировки.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.[1]

На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о при­бытии на место постоянной работы. При направлении работника в не­сколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью органи­зации. Для подтверждения служебного характера командировки при воз­вращении составляется отчет о проделанной во время командировки ра­боте.

Оформление командировки в пределах Российской Федерации при­казом дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению работодателя. Вме­сте с тем приказ необходим при командировке за границу, поскольку ко­мандировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если работодатель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше норма­тивно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т. д.).

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из ко­мандирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы, ведется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 №739н (далее — Приказ №739н).

Учет работников, выбывающих в служебные командировки, ведется в журнале выбытия по форме, приведенной в приложении № 2 к Приказ №739н.

В журнале выбытия указываются сведения о фамилии, имени и от­честве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они коман­дированы, ведется в журнале прибытия) по форме, приведенной в прило­жении № 3 к Приказ №739н.

В журнале прибытия указываются сведения о фамилии, имени и от­честве работника, прибывшего в организацию, в которую он командиро­ван, наименовании организации, выдавшей командировочное удостовере­ние, дате прибытия и дате выбытия.

Работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряже­нием) назначает работника организации, ответственного за ведение жур­нала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в командировочных удостоверениях.

Журнал выбытия и журнала прибытия должен храниться в течение 5 лет со дня их оформления в установленном порядке.

Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.

Читайте так же:  Ликвидация ООО путем слияния

Действующее законодательство предусматривает следующие гаран­тии и компенсационные выплаты при командировках:

  • сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего за­работка;

  • оплату суточных за время нахождения в командировке;

  • оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;

  • оплату расходов по найму жилого помещения.

В период командировки за работником сохраняется средний зарабо­ток за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по­стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: бук­венный «К» или цифровой «10».

За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер опре­деляется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финанси­руемых из федерального бюджета).

Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда— календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.

Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник еже­дневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жи­тельства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту посто­янной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобиль­ным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных докумен­тов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачи­ваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кро­ме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра­ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, приста­ни), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документа­ми.

Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.

При командировании работника за границу командировочное удо­стоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребы­вания работника в загранкомандировке при этом определяется по отмет­кам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом слу­чае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета работника с приложением всех оправдательных документов.

Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:

  • выплачиваются суточные;

  • возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;

  • возмещаются расходы по найму жилого помещения;

  • возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

  • возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.

Выплата суточных при командировке работника за пределы Россий­ской Федерации производится в следующем порядке:

  • при проезде по территории Российской Федерации— в валюте Российской Федерации — рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;

  • при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.

Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.

Со дня пересечения государственной границы при выезде из Рос­сийской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения госу­дарственной границы при въезде в Российскую Федерацию — по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Ес­ли работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачи­ваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он на­правляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.

Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командиро­ванного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.

Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только пи­тание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нор­мы.

Если работник выехал в командировку за пределы Российской Фе­дерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выпла­чиваются в размере 50 % нормы.

Читайте так же:  Есть ли огрн у ИП

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту посто­янной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобиль­ным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по го­сударственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором рас­положена организация.

Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документа­ми. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща­ются.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.

Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.

При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино­странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.

Какими документами подтвердить авансовый отчет по командировке

По роду профессиональной деятельности каждый пятый работник уезжает в командировки, которые оплачиваются работодателем и учитываются в бухгалтерском учете на основании документов. Ниже даны ответы на важные вопросы: какие затраты возмещаются работодателем, какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов, как оплатить суточные без документов.

Содержание:

1. Типы командировочных расходов

2.  Как правильно отразить порядок  

3. Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов:

     3.1. как подтвердить расходы на проезд в командировку

     3.2.документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья

     3.3. какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

     3.4. каким документом подтвердить командировочные расходы  на прочие нужды сотрудника

     3.5. зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета

4. Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов.

Организация командировки

В России организация командировок регламентируется ТК РФ и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (от 13.10.2008 г. №749).

Различают следующие типы командировочных расходов:

  • на проезд – платежи за общественный транспорт, плата за проездной билет и выдачу в поезде постельного белья;
  • на бронирование и аренду жилья в месте командировки или остановки;
  • личные затраты (суточные) – на еду и персональные потребности работника;
  • иные затраты на телефон, интернет, банковские и другие услуги.
  •  

При  командировке за границу работодатель также оплачивает:

  • госпошлину при  оформлении загранпаспорта или визы;
  • консульские и  аэродромные сборы;
  • сборы за въезд или перевозку автомобиля;
  • оплата медицинского страхования;
  • прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:
  • оплата сервиса  в барах и ресторанах;
  • платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
  • затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). 

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:
  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1.  Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1.  При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1.  При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет — маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются  от сдачи в аренду номера  в гостинице или квартиры. Так аренду  гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды  квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Читайте так же:  Статья за обналичивание денежных средств

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России — 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника.  Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета,  банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы.  В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя.  В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Авансовый отчет командировочные расходы 57

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

  • Дебет 71 Кредит 50 (51).

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

  • Дебет 50 Кредит 71.

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

  • Дебет 71 Кредит 50.
По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.
Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

  • Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

  • по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

  • Дебет 50.3 Кредит 76.

Выдачу сотруднику:

  • по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Пример:

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Проводки:

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
50.3 76 Поступили билеты в кассу 31 270 Билеты
71 50.3 Выданы билеты сотруднику 31 270 Билеты
71 50 Проводка по выдаче суточных 4200 Расходный кассовый ордер
71 50 Проводка по командировочным расходам 12 000 Расходный кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на гостиницу 13 000 Авансовый отчет Счет-фактура
19 71 Учтен входной НДС 1983 Счет-фактура
68 НДС 19 НДС принят к вычету 1983 Бухгалтерская справка
20 71 Расходы на транспорт 250 Авансовый отчет
26 71 Представительские расходы 3000 Авансовый отчет
71 50 Компенсированы расходы работника 4250 Авансовый отчет
Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Пикалов И. А. Уголовное право. Особенная часть; Эксмо — Москва, 2011. — 560 c.
Авансовый отчет командировочные расходы
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here