Кассовая отчетность это

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Кассовая отчетность это. Мы постарались полностью раскрыть тему с юридической точки зрения и предоставить информацию в доступном виде. Если все же у вас возникли вопросы, вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня.

Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета проставляют номера корреспондирующих счетов .

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир .

2.3. Отражение кассовых операций в регистрах бухгалтерского учета

После проверки всех записей в кассовом отчете и приложенных к нему приходных и расходных документов произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета. Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи из кассы применяется активный синтетический счет 50 «Касса». Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы — по кредиту счета. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. К счету 50 «Касса» могут открываться следующие субсчета :

50-1 «Касса организации»,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы»,

50-4 «Валютная касса».

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в головной кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается при наличии у организации подразделений, расположенных вне места ее расположения, не являющихся обособленными подразделениями (магазины, эксплуатационные участки и др.).

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для отражения операций, связанных с приобретением и использованием денежных документов: почтовые марки, проездные билеты, путевки в санатории, дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

Субсчет 50-4 «Валютная касса» используется организацией при работе с наличной иностранной валютой, например, при направлении работников организации в загранкомандировки.

Кассовые операции должны быть оформлены соответствующими первичными документами:

1) Приходно-кассовый ордер КО-1; талон формы № 20 ИС

2) Квитанция КВ-1

3) Накладная приходного ордера РП-4

Эти документы используются для оприходования в кассу наличных денег. Оприходование выполняется кассиром, который несет материальную ответственность за законность осуществления кассовых операций.

Выдача из кассы наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам КО-2.

Массовые выплаты денежных средств из кассы оформляются платежными ведомостями. На общую сумму платежных ведомостей выписывается расходный кассовый ордер.

Документы на выдачу из кассы наличных денег подписывает кассир, главный бухгалтер и руководитель организации. Для контроля за осуществлением кассовых операций в бухгалтерии ведется два журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходный кассовый ордер КО-1 является бланком строгой отчетности и регистрируется в органе налоговой инспекции по месту регистрации организации в качестве налогоплательщика.

Исправления, подчистки в кассовых документах запрещены. После оформления кассовых документов и записи из них данных в кассовой книге, они гасятся «Получено».

Регистром аналитического учета кассовых операций является кассовая книга. Ее листы должны быть пронумерованы, прошиты, на последнем листе опечатаны печатью организации со следующей записью: «В данной книге пронумеровано и прошнуровано n-ое количество листов». Обязательно ставятся подписи руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Записи в кассовой книге ежедневно осуществляет кассир. В начале рабочего дня он отражает в кассовой книге остаток наличных денег. Затем в течение рабочего дня на основании приходных и расходных кассовых документов записывает номер документа, от кого получено или кому выдано. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги по приходу и расходу, и выводит остаток наличных денег в кассе на конец дня. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах под копирку. В конце одна часть листа отрывается и вместе с приколотыми кассовыми документами под расписку сдается в бухгалтерию в качестве отчета кассира.

Читайте так же:  Реквизиты письма

Допускается ведение кассовой книги с использованием средств автоматизации, но только с письменного согласия кассира. В случае ведения кассовой книги с помощью технических средств, оформляются машинограммы «вкладной лист кассовой книги».

Таблица 2.3.1.Корреспонденция счетов на поступление денежных средств в кассу

Дебет

Кредит

Содержание операции

Оприходованы наличные деньги в кассу, полученные с расчетного счета

Потупила арендная плата

Оприходована наличная валюта в кассе

Получена выручка за реализацию продукции, оказанные услуги

Получен аванс от заказчика

Поступила выручка за реализованные основные средства и иное имущество

Оприходованы в кассу остатки подотчетных сумм

Поступили в кассу денежные средства в качестве возмещения причиненного материально вреда

Определена выручка от реализации продукции за наличный расчет

Оприходованы в кассе наличные деньги, полученные от покупателя за реализацию

Оприходованы излишки денежных средств в кассе, выявленные инвентаризацией

Отражается положительная курсовая разница при переоценке валютных средств

Возврат авансов, ранее перечисленных поставщикам

Возврат излишне выплаченной заработной платы

Поступление штрафов и других внереализационных доходов

Поступление денежных средств целевого характера

Таблица 2.3.2. Корреспонденция счетов на выдачу наличных денег из кассы

Дебет

Кредит

Содержание операции

Оплата счетов поставщиков

Выдача материальной помощи

04, 07, 08, 10, 41, 58, 60, 67, 76

60, 76, 50

Приобретение нематериальных активов, ценных бумаг, оборудования, материалов, товаров

Внесены наличные деньги из кассы на расчетный счет

Внесена из кассы наличная валюта на валютный счет

Выдана из кассы заработная плата, премии, вознаграждения

Выданы из кассы денежные средства под отчет на командировочные и хозяйственные расходы

Выпущены из кассы наличные деньги сдатчикам сельскохозяйственной продукции

Выплата из кассы материальной помощи

Отражается сумма недостачи наличных денежных средств, выявленная инвентаризацией кассы

Отражается отрицательная курсовая разница, возникшая при переоценке валютных средств в кассе

50, 51, 52, 71, 76

Оприходованы поступления в кассу денежных документов

Регистром бухгалтерского учета, в котором на основании отчетов кассира и прилагаемых к ним первичных документов отражают кассовые операции, является журнал-ордер № 1-АПК. На его лицевой стороне фиксируются кредитовые обороты по счету 50 «Касса» в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. На оборотной стороне журнала-ордера формы № 1-АПК накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50 «Касса». Здесь также отражают остаток в кассе на начало и конец месяца.

Записи в журнале-ордере формы № 1-АПК производятся итогами за день на основании отчетов кассира. В отчетах кассира на основании приложенных первичных документов бухгалтером проставляется корреспонденция счетов.

Подсчитываются суммы однородных операций и полученные за день итоги в разрезе корреспондирующих счетов записываются в журнал-ордер формы № 1-АПК по лицевой стороне и оборотной. В графе «Дата (период)» указывают дату составления отчета кассира, на основании которого производятся записи по соответствующей строке журнала-ордера .

В конце месяца в журнале-ордере формы № 1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм № 2-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 51 «Расчетный счет», 3-АПК «Журнал-ордер по кредиту счета 57 «Переводы в пути», 7-АПК «Журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 11-АПК «Журнал-ордер по кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 90 «Реализация», 92 «Внереализационные доходы и расходы» и ведомости формы № 25-АПК «Ведомость аналитического учета по счету 57 «Переводы в пути» и др. Остаток на конец месяца определяют следующим образом: к остатку на начало месяца прибавляют итог дебетового оборота за месяц и вычитают итог кредитового оборота за этот же период. Полученный остаток сверяют с остатком кассы, отраженным в последнем отчете кассира. После взаимной проверки показателей журнала-ордера формы № 1-АПК итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят с лицевой стороны журнала-ордера в Главную книгу, а составляющие их суммы по дебетуемым счетам — в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках. Кроме того, все более расширяется практика применения безналичных расчетов между ними. Формирование кассовой книги и отчета кассира необходимо лишь тогда, когда требуется произвести расчет с контрагентами, в том числе населением, наличными деньгами.

Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.

Кассовая книга

Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.

Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, сшить и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.

Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.

В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.

Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.

Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.

Отчет кассира

Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.

Читайте так же:  Совмещение ЕНВД и УСН для ООО

После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.

При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.[1]

Хранение документов

В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.

Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов 1 и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;
  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

О том, кого можно считать должностным лицом, написано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как оформить кассовую книгу

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Листы кассовой книги на бумажном носителе обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;
  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Об этом сказано в пунктах 4.6–4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения. Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями.

Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (абз. 4 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если кассовая книга оформлена в электронном виде, исправления в ней после подписания ответственным лицом не допускаются (абз. 3 п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как исправить бумажную кассовую книгу

В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить исправления. В случае необходимости зачеркните неверные данные и напишите достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 7 статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Читайте так же:  Генеральная доверенность от ИП

Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс

Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной.

Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4. Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.

Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.[2]

Как отражать суммы Z-отчета в кассовой книге

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам?

Нет, не нужно.

Ведь в кассовой книге нужно отражать только наличную выручку. Да, при расчетах с использованием платежных карт применять ККТ обязательно, а кассовые чеки нужно выдавать покупателям. Однако выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет. Вот и получается, что в кассовой книге выручку от реализации по банковским картам не отражают (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

В кассовых чеках, пробитых при оплате покупки банковской картой, должны быть отметки о получении безналичных платежей. В Z-отчетах такие суммы идут отдельной строкой (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что деньги оприходованы правильно.

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации?

Да, нужно.

Ведь обязанность вести кассовые книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершают операции с наличными. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Хищение (недостачи) в кассе

Ситуация: как отразить недостачу денег в кассовой книге?

Запись о недостаче денег отразите в графе 5 «Расход» кассовой книги на основании акта инвентаризации.

Порядок отражения недостачи денег в кассовой книге в нормативных документах не рассмотрен. Если на недостачу оформить расходный кассовый ордер, то окажется, что материально ответственный сотрудник (кассир) получил деньги с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Но это не так. Поэтому на основании акта инвентаризации в кассовой книге укажите:

  • номер акта инвентаризации и его дату – в графе 1;
  • «Недостача» – в графе 2;
  • счет 94 – в графе 3;
  • сумму недостачи – в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе.

Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, оформите это приходным кассовым ордером и сделайте запись в кассовую книгу о поступлении денег.

Такой вывод можно сделать из положений абзаца 3 пункта 4.6 и пунктов 5, 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Инструкции к плану счетов (счет 94).

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4. Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов 1 и 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Читайте так же:  Форма р15001 промежуточный ликвидационный баланс образец заполнения

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют. Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;
  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

О том, кого можно считать должностным лицом, написано в статье 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Как оформить кассовую книгу

Кассовую книгу разрешено вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Листы кассовой книги на бумажном носителе обязательно нумеруют, прошнуровывают и опечатывают на последней странице. Записи в такой книге делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;
  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.

Кассовую книгу можно вести и с помощью компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он ставит свою подпись в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Об этом сказано в пунктах 4.6–4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного их изменения. Для этого кассовую книгу в электронном виде заверяют электронными подписями.

Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (абз. 4 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если кассовая книга оформлена в электронном виде, исправления в ней после подписания ответственным лицом не допускаются (абз. 3 п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как исправить бумажную кассовую книгу

В кассовую книгу, оформленную на бумаге, можно вносить исправления. В случае необходимости зачеркните неверные данные и напишите достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускайте. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 7 статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Как вести форму № КО-4, когда у организации несколько операционных касс

Независимо от количества операционных касс вести кассовую книгу нужно в главной.

Но как тогда оприходовать всю наличную выручку? Не стоит беспокоиться, все предусмотрено, процедура такова. Движение денег в операционных кассах в течение дня отражают в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4. Ведут его по каждой ККТ. Затем наличную выручку из операционных передают в главную кассу. Там сотрудники и делают записи в кассовой книге. Основанием для них будут приходные кассовые ордера по форме № КО-1, которые составлены согласно контрольным лентам ККТ операционных касс.

Такой регламент предусмотрен пунктами 4.6 и 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Проверить, правильно ли в кассовой книге отражено поступление наличных, а также их трата, можно по оборотам счета 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.[2]

Как отражать суммы Z-отчета в кассовой книге

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам?

Нет, не нужно.

Ведь в кассовой книге нужно отражать только наличную выручку. Да, при расчетах с использованием платежных карт применять ККТ обязательно, а кассовые чеки нужно выдавать покупателям. Однако выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет. Вот и получается, что в кассовой книге выручку от реализации по банковским картам не отражают (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

В кассовых чеках, пробитых при оплате покупки банковской картой, должны быть отметки о получении безналичных платежей. В Z-отчетах такие суммы идут отдельной строкой (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что деньги оприходованы правильно.

Читайте так же:  Поиск по ИНН ИП налоговая

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации?

Да, нужно.

Ведь обязанность вести кассовые книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершают операции с наличными. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Хищение (недостачи) в кассе

Ситуация: как отразить недостачу денег в кассовой книге?

Запись о недостаче денег отразите в графе 5 «Расход» кассовой книги на основании акта инвентаризации.

Порядок отражения недостачи денег в кассовой книге в нормативных документах не рассмотрен. Если на недостачу оформить расходный кассовый ордер, то окажется, что материально ответственный сотрудник (кассир) получил деньги с разрешения руководителя и главного бухгалтера. Но это не так. Поэтому на основании акта инвентаризации в кассовой книге укажите:

  • номер акта инвентаризации и его дату – в графе 1;
  • «Недостача» – в графе 2;
  • счет 94 – в графе 3;
  • сумму недостачи – в графе 5.

Таким образом, остаток на конец дня в кассовой книге будет соответствовать остатку наличных денег в кассе.

Если впоследствии виновное лицо внесет недостачу в кассу, оформите это приходным кассовым ордером и сделайте запись в кассовую книгу о поступлении денег.

Такой вывод можно сделать из положений абзаца 3 пункта 4.6 и пунктов 5, 6 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Инструкции к плану счетов (счет 94).

Кассир принимает активное участие в учете денежных средств в кассе:
— Он принимаетучастие в составление кассовых документах подписывая их, чем подтверждает проведение кассовых операций;
— Составляет отчет кассира.

Отчет составляется в сроки установленные бухгалтерией. Отчет составляется в Кассовой книге, которая открывается на 1 год. Она заводится бухгалтерией предприятия в начале года. При ее открытии все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и общее количество листов должно быть указано на последней странице кассовой книги. Книга опечатывается печатью и скрепляется подписями руководителя и главного бухгалтера. Затем она передается в кассу. В этой книге кассир составляет свою отчетность. Каждая страница состоит из двух одинаковых частей, т.к. отчет должен составляться в двух экземплярах под копировальную бумагу.
Отчет составляется на основани ПКО и РКО поступивших в кассу за отчетный период. В данном отчете указывается период за который он составляется, остаток денег в кассе на начало периода. Этот остаток берется с такого же отчета за прошлый период, где он числится как остаток на конец. Затем начинают записываться операции проведенные в кассе за отчетный период с указанием номера документа, кому выдано или от кого получено и суммы в приходе или в расходе. Записав операции подводятся итоги и определяется остаток на конец. Кассир подписывает отчет и указывает прописью количество прилагаемых приходных и расходных документов. Отчет вмсете с документами сдается в бухгалтерию.

Принимает его (отчет) бухгалтер проводя тщательную проверку:

— Правильность составления отчета;
— наличие всех документов, правильность их сотавления;
— Их законность;
— Все ли документы записаны в отчете;
— Артфметическая проверка.

Если отчет составлен правильно, то бухгалтер подписывает оба экземпляра, один отрывает и вместе с документами оставляет в бухгалтерии, а книгу возвращает кассиру. Если же отчет составлен не правильно, то лист не вырывают, а пишут на нем «Испорчено» и составляется новый отчет. Как в документах так и в касовом отчете исправление ошибок не допускается.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Белецкий, А.С. Настольная книга судебного пристава-исполнителя / А.С. Белецкий. — М.: АСТ, 2015. — 881 c.
  2. Карсетская, Е. В. Проверка трудовой инспекции. Практические рекомендации для работадателя / Е.В. Карсетская. — М.: АйСи Групп, 2016. — 168 c.
  3. Подгорная, Л. И. Deutsche Geschichte in Biografien: Wissenschaft und Kultur / История Германии в биографиях. Наука и культура / Л.И. Подгорная. — М.: Каро, 2015. — 272 c.
Кассовая отчетность это
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here