Порядок заполнения РКО

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Порядок заполнения РКО. Мы постарались полностью раскрыть тему с юридической точки зрения и предоставить информацию в доступном виде. Если все же у вас возникли вопросы, вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Порядок заполнения РКО 141

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально. Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можно здесь). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД — 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

6. Далее в табличной форме заполняются следующие столбцы:

  • «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
  • в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
  • «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
  • поле «Кредит» — указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
  • графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
  • код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.
Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» — так же целиком.

Читайте так же:  Подготовка коммерческого предложения

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12. Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

13. Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Порядок заполнения РКО 130

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств.

  • Поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет, первичный документ – справка-заявление о принятии выручки

  • Возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хоз нужд), первичный документ – авансовый отчет

  • Поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения, первичный документ – ведомость выдачи предметов на прокат
  • Поступление сумм погашения недостач, выявленных в результате инвентаризации, первичный документ – акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания

  • Возврат работником предприятия ранее выданной ссуды, первичный документ – договор с работником о предоставлении ссуды

  • Другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег, первичный документ – чек банка.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств.

  • Сдача выручки в банк, в банк – объявление на взнос, ордер и квитанция, инкассатору – препроводительная ведомость, накладная
  • Выплата з/п, пособий – Расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость

  • Оплата принятого у заготовителей ЛРС – Приемная квитанция

  • Приобретение стеклянной аптечной посуды у населения – Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении

  • Выдача денег под отчет – Заявление о выдаче наличных денег

  • Расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита – 60000 рублей

  • Другие операции

Документальное оформление поступления и выдачи наличных ДС проводится с использованием типовых форм

  • КО-1 приходный кассовый ордер

  • КО-2 расходный кассовый ордер

  • КО-3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  • КО-4 кассовая книга

  • КО-5 книга учета принятых и выданных кассиром ДС

Правила заполнения кассовых ордеров

  1. Наличие юридического основания – первичного документа

  2. Заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток

  3. На приходных и расходных ордерах – подпись главного бухгалтера, на расходном – подпись руководителя

  4. Нумерация с начала года, отдельно приходных и расходных кассовых ордеров

  5. Регистрация бухгалтеров в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  6. Регистрация кассиром в Кассовой книге

  7. Приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления

  8. Немедленно после получения или выдачи ДС кассовые ордера подписываются кассиром, а прилагаемые документы снабжаются штампом «Оплачено»/«Получено»

Выдача ДС может производится и по надлежаще оформленным документам (расчетно-платежная ведомость и др.) с наложением реквизитов расходного кассового ордера.

Порядок ведения кассовой книги.

Читайте так же:  Открытие ИП документы

Каждое предприятие ведет одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. На последней странице надпись – «В этой книге пронумеровано и прошнуровано … листов», ставится подпись руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в 2 экземплярах через копирку. Вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге. Первый и второй экземпляры нумеруются одинаковыми номерами, записи ведет кассир сразу же получения или выдачи ДС по каждому ордеру или другому заменяющему документу.

Книга состоит из 2 частей – прихода и расхода. Перед началом работы в приходной части указывается остаток средств в кассе на начало дня, который должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня. В приходной части в течение дня фиксируется все поступления денег согласно приходным кассовым ордерам и итог поступления за день. В расходной части – факты выбытия средств на основании расходных кассовых ордеров, а также расхода за день. В конце рабочего дня – итог операций за день, используя формулу товарного баланса: Ок=Он+П-Р. Передается в бухгалтерию под расписку. Второй отрывной лист кассовой книги с приложением к нему всех документов, по которому за день были выданы или получены деньги. В месячном отчете движения ДС отражается в документе «Реестр движении ДС и инкассации выручки» — форма АП-70, утвержденная приказом МЗ СССР № 14, которая состоит из 2 разделов – Касса (лицевая сторона) и Ведомость переведенной выручки (Оборотная сторона).

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств.

  • Поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет, первичный документ – справка-заявление о принятии выручки

  • Возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хоз нужд), первичный документ – авансовый отчет

  • Поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения, первичный документ – ведомость выдачи предметов на прокат
  • Поступление сумм погашения недостач, выявленных в результате инвентаризации, первичный документ – акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания

  • Возврат работником предприятия ранее выданной ссуды, первичный документ – договор с работником о предоставлении ссуды

  • Другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег, первичный документ – чек банка.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств.

  • Сдача выручки в банк, в банк – объявление на взнос, ордер и квитанция, инкассатору – препроводительная ведомость, накладная
  • Выплата з/п, пособий – Расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость

  • Оплата принятого у заготовителей ЛРС – Приемная квитанция

  • Видео (кликните для воспроизведения).

    Приобретение стеклянной аптечной посуды у населения – Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении

  • Выдача денег под отчет – Заявление о выдаче наличных денег

  • Расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита – 60000 рублей

  • Другие операции

Читайте так же:  Сколько алиментов должен платить ИП

Документальное оформление поступления и выдачи наличных ДС проводится с использованием типовых форм

  • КО-1 приходный кассовый ордер

  • КО-2 расходный кассовый ордер

  • КО-3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  • КО-4 кассовая книга

  • КО-5 книга учета принятых и выданных кассиром ДС

Правила заполнения кассовых ордеров

  1. Наличие юридического основания – первичного документа

  2. Заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток

  3. На приходных и расходных ордерах – подпись главного бухгалтера, на расходном – подпись руководителя

  4. Нумерация с начала года, отдельно приходных и расходных кассовых ордеров

  5. Регистрация бухгалтеров в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  6. Регистрация кассиром в Кассовой книге

  7. Приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления

  8. Немедленно после получения или выдачи ДС кассовые ордера подписываются кассиром, а прилагаемые документы снабжаются штампом «Оплачено»/«Получено»

Выдача ДС может производится и по надлежаще оформленным документам (расчетно-платежная ведомость и др.) с наложением реквизитов расходного кассового ордера.

Порядок ведения кассовой книги.

Каждое предприятие ведет одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. На последней странице надпись – «В этой книге пронумеровано и прошнуровано … листов», ставится подпись руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в 2 экземплярах через копирку. Вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге. Первый и второй экземпляры нумеруются одинаковыми номерами, записи ведет кассир сразу же получения или выдачи ДС по каждому ордеру или другому заменяющему документу.

Книга состоит из 2 частей – прихода и расхода. Перед началом работы в приходной части указывается остаток средств в кассе на начало дня, который должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня. В приходной части в течение дня фиксируется все поступления денег согласно приходным кассовым ордерам и итог поступления за день. В расходной части – факты выбытия средств на основании расходных кассовых ордеров, а также расхода за день. В конце рабочего дня – итог операций за день, используя формулу товарного баланса: Ок=Он+П-Р. Передается в бухгалтерию под расписку. Второй отрывной лист кассовой книги с приложением к нему всех документов, по которому за день были выданы или получены деньги. В месячном отчете движения ДС отражается в документе «Реестр движении ДС и инкассации выручки» — форма АП-70, утвержденная приказом МЗ СССР № 14, которая состоит из 2 разделов – Касса (лицевая сторона) и Ведомость переведенной выручки (Оборотная сторона).

В современном мире функционирует множество предприятий. И каждому имеющему кассу знакомо такое понятие, как расходный кассовый ордер. Что это такое и для чего необходимо, будем разбираться далее.

Понятие и суть расходного кассового ордера

РКО – это документ, который должен быть оформлен при каждой выдаче наличных из кассы компании. Бумага оформляется единожды и заполняется бухгалтером. Если на ней отсутствует подпись начальника предприятия, бухгалтера или лица, на чей счет переводятся средства, ордер считается недействительным.

Если в РКО отсутствует подпись ответственных лиц, ордер считается недействительным.

В этом документе фиксируется расход наличных средств, когда осуществляются следующие операции:

  • Выплаты поставщикам.
  • Возврат денег покупателям.
  • Перечисления по кредитным задолженностям.
  • Выплаты подотчетным лицам.
  • Пополнение ККМ.
  • Наличные взносы в банк.
  • Иное расходование наличных средств.

Особенности заполнения

Прежде чем начать оформление бланка, нужно найти его образец. Скачать его, к примеру, можно здесь. В ордере необходимо заполнить следующие реквизиты:
  • Название компании и ее подразделения, а также их коды по общероссийскому классификатору.
  • Номер регистрации и дату выписки ордера.
  • Корреспондирующий и субсчет.
Читайте так же:  Проверить по огрнИП индивидуального предпринимателя

Расходный ордер готовится по принятому образцу № КО-2.

Когда деньги выдаются по РКО или бланку, заменяющему ордер, бухгалтер должен потребовать от получателя документ, удостоверяющий личность, и расписку. Последнюю получатель должен оформить лично, указав выдаваемую сумму.

Когда деньги выдаются по РКО или бланку, заменяющему ордер, бухгалтер должен потребовать от получателя документ, удостоверяющий личность.

Если личное присутствие получателя невозможно, деньги могут быть выданы на руки доверенному лицу. В подобной ситуации в ордере необходимо указать ФИО последнего. Причем доверенность остается в документах в качестве приложения к расходному ордеру.

С учетом данных об утвержденных РКО готовятся следующие отчеты:

  • Кассовая книга по форме № КО-4 за каждый день.
  • Журнал регистрации кассовых ордеров по форме № КО-3.

Тонкости, которые важно знать

В некоторых случаях расходный ордер может содержать дополнительно разъяснение о том, куда направляются средства. Тогда достаточно только подписи начальника организации. Причем необязательно подписывать именно РКО, достаточно заверения разрешающего документа.

Также важно помнить о следующем:

  1. Наличные можно выдавать и по платежно-расчетной ведомости, но тогда необходимо заверить документ печатью с реквизитами компании. Данные о созданных документах нужно вписать в специальный журнал.
  2. РКО используется и тогда, когда надо занести наличные на счет в Банке России. При этом в графе «Выдано» отмечают, что деньги предназначены для перечисления на расчетный счет.
  3. Если документ оформлен не по правилам, организацию или ИП привлекут к ответственности согласно статье 15.1 КоАП РФ. Размер штрафа за неверное заполнение документации может достигать 50 тыс. руб. для юридических лиц и 5 тыс. для специалиста, который отвечает за оформление расчетного кассового ордера. Ненадлежащее заполнение РКО карается и статьей 120 Налогового кодекса, штрафные санкции равны 10 тыс. руб.

Если документ оформлен не по правилам, организацию или ИП привлекут к ответственности по КоАП и НК РФ.

Подводя краткий итог всему вышеизложенному, можно сказать, что РКО нужен практически при любых перечислениях наличных средств из кассы компании. Этот документ является очень важным и требует внимательного заполнения. Ошибки и неточности чреваты для предприятия взысканиями. Ордер должен вести исключительно главный бухгалтер. Он же будет нести ответственность при каких-либо недочетах в бланке.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств.

  • Поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет, первичный документ – справка-заявление о принятии выручки

  • Возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хоз нужд), первичный документ – авансовый отчет

  • Поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения, первичный документ – ведомость выдачи предметов на прокат
  • Поступление сумм погашения недостач, выявленных в результате инвентаризации, первичный документ – акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания

  • Возврат работником предприятия ранее выданной ссуды, первичный документ – договор с работником о предоставлении ссуды

  • Другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег, первичный документ – чек банка.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств.

  • Сдача выручки в банк, в банк – объявление на взнос, ордер и квитанция, инкассатору – препроводительная ведомость, накладная
  • Выплата з/п, пособий – Расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость

  • Оплата принятого у заготовителей ЛРС – Приемная квитанция

  • Приобретение стеклянной аптечной посуды у населения – Ведомость покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении

  • Выдача денег под отчет – Заявление о выдаче наличных денег

  • Расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита – 60000 рублей

  • Другие операции

Читайте так же:  Росстат ИП

Документальное оформление поступления и выдачи наличных ДС проводится с использованием типовых форм

  • КО-1 приходный кассовый ордер

  • КО-2 расходный кассовый ордер

  • КО-3 журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  • КО-4 кассовая книга

  • КО-5 книга учета принятых и выданных кассиром ДС

Правила заполнения кассовых ордеров

  1. Наличие юридического основания – первичного документа

  2. Заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток

  3. На приходных и расходных ордерах – подпись главного бухгалтера, на расходном – подпись руководителя

  4. Нумерация с начала года, отдельно приходных и расходных кассовых ордеров

  5. Регистрация бухгалтеров в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

  6. Регистрация кассиром в Кассовой книге

  7. Приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления

  8. Немедленно после получения или выдачи ДС кассовые ордера подписываются кассиром, а прилагаемые документы снабжаются штампом «Оплачено»/«Получено»

Выдача ДС может производится и по надлежаще оформленным документам (расчетно-платежная ведомость и др.) с наложением реквизитов расходного кассового ордера.

Порядок ведения кассовой книги.

Каждое предприятие ведет одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. На последней странице надпись – «В этой книге пронумеровано и прошнуровано … листов», ставится подпись руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в 2 экземплярах через копирку. Вторые экземпляры отрывные и служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге. Первый и второй экземпляры нумеруются одинаковыми номерами, записи ведет кассир сразу же получения или выдачи ДС по каждому ордеру или другому заменяющему документу.

Книга состоит из 2 частей – прихода и расхода. Перед началом работы в приходной части указывается остаток средств в кассе на начало дня, который должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня. В приходной части в течение дня фиксируется все поступления денег согласно приходным кассовым ордерам и итог поступления за день. В расходной части – факты выбытия средств на основании расходных кассовых ордеров, а также расхода за день. В конце рабочего дня – итог операций за день, используя формулу товарного баланса: Ок=Он+П-Р. Передается в бухгалтерию под расписку. Второй отрывной лист кассовой книги с приложением к нему всех документов, по которому за день были выданы или получены деньги. В месячном отчете движения ДС отражается в документе «Реестр движении ДС и инкассации выручки» — форма АП-70, утвержденная приказом МЗ СССР № 14, которая состоит из 2 разделов – Касса (лицевая сторона) и Ведомость переведенной выручки (Оборотная сторона).

Видео (кликните для воспроизведения).

Порядок заполнения РКО
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here