Возврат в кассу подотчетных сумм

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Возврат в кассу подотчетных сумм. Мы постарались полностью раскрыть тему с юридической точки зрения и предоставить информацию в доступном виде. Если все же у вас возникли вопросы, вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Читайте так же:  Срок за обналичивание денег

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

Читайте так же:  Ип это юр лицо

11 апреля:

Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

14 апреля:

Дебет 10 Кредит 71
– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71
– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

На расчет налогов возврат сотрудниками неизрасходованных подотчетных сумм не повлияет. Это связано с тем, что подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят:

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.
Видео (кликните для воспроизведения).

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

В статье будет рассказано, как при помощи документа “Приходный кассовый ордер” сделать возврат от подотчетного лица в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Перейдем на закладку “Банк и касса” и с правой стороны экрана, в разделе “Касса”, выбираем “Приходный кассовый ордер”. Откроется журнал ПКО, для того что бы создать новый наживаем кнопку “Создать”, при этом откроется форма нового документа ПКО.

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно .

Видео:

В статье будет рассказано, как при помощи документа “Приходный кассовый ордер” сделать возврат от подотчетного лица в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Перейдем на закладку “Банк и касса” и с правой стороны экрана, в разделе “Касса”, выбираем “Приходный кассовый ордер”. Откроется журнал ПКО, для того что бы создать новый наживаем кнопку “Создать”, при этом откроется форма нового документа ПКО.

По умолчанию вид операции нового приходного кассового ордера — “Оплата от покупателя”, но мы возьмем вид операции “Возврат от подотчетного лица”, поэтому выберем его в поле “Вид операции”. Далее необходимо выбрать подотчетное лицо, которое будет возвращать деньги, сумму возврата, выбрать статью движения денежных средств(выберем — “Возврат денежных средств подотчетником”), в поле основание также напишем строку — “Возврат денежных средств подотчетником”. В поле “Приложение” пишется документ, по которому осуществляется данная операция(можно оставить пустым).

Читайте так же:  Ип с кассой в аренду

Все необходимые поля заполнены и теперь следует провести документ, нажав соответственную кнопку на верхней панели. ПКО с видом операции “Возврат от подотчетного лица” делает проводку 50.01 — 71.01 на сумму операции. Щелкнув по кнопке “Печать” документ можно .

Видео:

Возврат подотчетных сумм – процедура, с которой приходится сталкиваться многим организациям. Такая ситуация происходит тогда, когда подотчетным лицом после выдачи ему денежных средств предприятием не расходуются все имеющиеся финансы. В этом случае уполномоченный сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму в кассу и представить бухгалтерский отчет о проделанных расходах. Но как вернуть подотчетные деньги? И какие подводные камни могут встретиться на пути предприятия? Обо всем по порядку в статье.

Общие сведения

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм.

Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно.
Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

  • Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
  • Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
  • Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
  • Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.
Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно.

Особенности возврата

Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения. В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы. Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.

Бывают ситуации, когда подответный сотрудник увольняется, так и не вернув подотчетную сумму в кассу предприятия. В случае, когда с сотрудником не был произведен итоговый расчет, можно удержать сумму задолженности из его заработной платы. Данный момент оговаривается с сотрудником и его руководителем, и только при согласии обеих сторон допускается удержание долга из зарплаты. Согласие сотрудника на такую сделку должно фиксироваться в заявлении подотчетного лица. Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания. В этот период руководитель фирмы должен принять решение об удержании финансов из зарплаты. Если решение не принимается в срок, погашение задолженности происходит только через суд.

Читайте так же:  Ликвидация ООО слияние

Кроме того, операция по удержанию средств отражается в бухучете следующей проводкой – дебет счета 70, кредит счета 71 (списание остатка авансовой суммы в качестве выплаты зарплаты). Однако данная сумма не должна превышать 20% оклада (согласно ТК РФ, ст. 138).

Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.

Ответственность

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.

Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника. В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.

В случае если работник добровольно не погашает задолженность перед учреждением, взыскать с него сумму долга можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы сотрудника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующих сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

1.4.6. Подотчетные суммы в безналичном порядке

В положении о расчетах с подотчетными лицами следует предусмотреть, что учреждение через своих работников оплачивает хозяйственные и командировочные расходы как в наличном, так и в безналичном порядке. Оплата расходов с помощью банковских карт имеет следующие преимущества. Во-первых, комиссия за перечисление денег меньше процента за снятие налички, во-вторых, даже если карта будет потеряна работником, можно ее восстановить и использовать имеющиеся на ней средства, в-третьих, средства, числящиеся на карте, можно пополнить, что удобно, когда сотрудник учреждения находится в командировке в другом городе.

Читайте так же:  Ответственность ИП по обязательствам

Однако кредитные организации не всегда идут навстречу клиентам. Дело в том, что на этот счет есть разъяснение ЦБ РФ. В нем говорится о том, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации (Письмо от 18.12.2006 N 36-3/2408). На этом основании банки могут отказать в оформлении карт на сотрудников для оплаты хозяйственных расходов. Однако данное ограничение не мешает выдавать банковские карты для оплаты командировочных расходов. Исключение в отношении командировочных расходов указано в другом разъяснении — Письме ЦБ РФ от 24.12.2008 N 14-27/513. В нем подтверждается возможность возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем перечисления денежных средств на банковские счета работников — физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт.

Обращаем внимание: есть риск того, что перечисленные на корпоративную карту суммы будут расцениваться как заработная плата, с которой не исчислены «зарплатные» налоги. Чтобы таких претензий не возникало, учреждению в положении о расчетах с подотчетными лицами нужно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления их с расчетного счета на банковскую карту сотрудника. Дополнительным доказательством использования средств на карте для безналичной оплаты будет являться авансовый отчет работника по израсходованным суммам. Все это позволит обосновать перед ревизорами перечисление на банковскую карточку сотрудника именно необлагаемых подотчетных сумм, а не выплату таким образом облагаемой налогами заработной платы (Постановление ФАС СЗО от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Возврат в кассу подотчетных сумм
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here