Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Сегодня предлагаем ознакомиться со статьей на тему: Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Мы постарались полностью раскрыть тему с юридической точки зрения и предоставить информацию в доступном виде. Если все же у вас возникли вопросы, вы всегда можете их задать нашему дежурному юристу.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 115


Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 111


Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 21


Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 183


Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 23


Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)

Читайте так же:  Аудит бухгалтерской финансовой отчетности

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 11


Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 39


Рис. 7

Журнал регистрации кассовых документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.

К числу таких документов относят:

  • приходные кассовые ордера;

  • расходные кассовые ордера;

  • заявления на выдачу денежных средств;

  • расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;

  • счета на оплатуи прочее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 153

Образец заполнения журнала регистрации кассовых документов

Расходные кассовые ордера, составленные на расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и прочих аналогичных платежей, подлежат регистрации в журнале уже после их выдачи.

Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.

Форма N КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) — расходных.

В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа. В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер. Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках. Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.

Кассовая книга

Кассовая книга необходима для ежедневного учета всех кассовых операций предприятия. Для ее ведения предусмотрена унифицированная форма № КО-4.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 27

Образец заполнения

Организация вправе самостоятельно выбрать один из способов ведения кассовой книги – в электронном или рукописном виде. В любом случае книга составляется в единственном экземпляре.

Читайте так же:  Составление реестра кассовых документов за день

Контроль за правильным составлением является обязанностью главного бухгалтера.

Методика работы с кассовой книгой устанавливается отдельным приказом руководителя организации, либо прописывается в учетной политике.

Данная методика должна регламентировать следующие моменты:

  • порядок нумерации всех кассовых документов;

  • способ ведения кассовой книги;

  • коды всех имеющихся подразделений организации;

  • перечень документов, передаваемых обособленными подразделениями в головную организацию, а также периодичность их сдачи (при наличии обособленных подразделений).[1]

Основным условием заполнения кассовой книги в электронном виде является обеспечение сохранности кассовых документов ответственным лицом (кассиром) организации. Автоматизированный способ предполагает составление двух машинограмм по итогам каждого рабочего дня, имеющих одинаковое содержание. Одна из них носит название «Вкладной лист», другая – «Отчет кассира». Данные вкладыши нумеруются с начала года. При этом последний лист каждого месяца должен содержать информацию об общем количестве листов за истекший месяц. В последнем листе календарного года указывается общее количество листов кассовой книги за отчетный год.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Ежедневно кассир проверяет правильность заполнения машинограмм и подписывает их. К отчету кассира прилагаются соответствующие приходные и расходные кассовые ордера и передаются в бухгалтерию. Вкладные листы кассовой книги хранятся у кассира в течение всего календарного года.

По окончании календарного года, либо по мере необходимости, вкладные листы брошюруются и опечатываются. Информация об общем количестве листов кассовой книги заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя компании.

Ручной метод ведения

Кассовая книга, составляемая ручным способом, заводится на определенный период. В некоторых случаях данный период определяется количеством кассовых операций. С начала периода все листы кассовой книги нумеруются. В конце подводится итог, а информация об общем количестве листов располагается на последней странице книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя.

С целью защиты кассовой книги от изъятия листов все страницы прошиваются и опечатываются мастичной или сургучной печатью.

Правила заполнения

Существует два варианта заполнения книги:

  • с вертикальным расположением страниц;

  • с горизонтальным расположением страниц.

При вертикальном расположении страниц данные о кассовых операциях за один день располагаются на одной странице. Отчетом кассира служит следующая страница кассовой книги, либо вкладной чистый лист. В первом случае информация дублируется с помощью копировальной бумаги, располагаемой между двумя листами. Оба листа (первый и второй) имеют одинаковые номера. Во втором случае книга имеет сплошную нумерацию, записи производятся через копирку.

Читайте так же:  Ответственность бухгалтера после увольнения

Кассовая книга, составленная путем горизонтального расположения страниц, состоит из двух частей. Первая часть (вкладной лист кассовой книги) имеет горизонтальную разлиновку и представляет собой первый экземпляр. Вторая часть (отчет кассира) не содержит разлиновки и заполняется с помощью копировальной бумаги путем сгиба страницы по линии отреза и прокладки копировальной бумаги между получившимися листами. Первая и вторая части книги имеет одинаковую нумерацию. Вторая часть является отрывной и служит отчетом кассира. Не допускается обрыв отчета до окончания кассовой смены.

Согласно общеустановленным правилам на листе кассовой книги сначала указываются все приходные документы за день, а затем все расходные.

В конце каждого дня кассир подсчитывает итоги движения денежных средств в кассе за истекший день, вычисляет остаток наличных средств и сдает в бухгалтерию второй экземпляр или отрывной лист («Отчет кассира») с приложением всех кассовых ордеров.

В случае, когда в составе остатка денежных средств находятся деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, данные суммы указываются в книге отдельной строкой.

Журнал кассовых документов (КО-3). Кассовая книга.

По учету кассовых операций предприятию необходимо вести журнал регистрации кассовых документов (журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров) и кассовую книгу (отчет кассира).

Журнал регистрации кассовых документов
Составление журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится с помощью отчета Журнал кассовых документов. Путь: Банк и касса — Отчеты —Журнал кассовых документов (КО-3). (Рис. 1)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 115


Рис. 1

Для составления рабочих листов журнала, на которых указывается перечень приходных и расходных кассовых ордеров необходимо выбрать рабочий период, организацию к которой относятся кассовые документы, поставить указатель «Раздел журнала» в положение «Страницы» и нажать кнопку «Сформировать отчет». Форма страницы Журнала кассовых докумнтов представлена на рис. 2.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 111


Рис. 2 Журнал регистрации кассовых документов

В случае ведения кассовых операций в автоматизированном режиме журнал регистрации кассовых документов можно составлять один раз за прошедший год, но возможно его ведение поквартально или помесячно. Журнал регистрации кассовых документов предназначен для регистрации проведенных предприятием кассовых операций и подтвержденных первичными кассовыми документами (приходным и расходным кассовыми ордерами). Для оформления Журнала регистрации кассовых документов в печатном виде необходимо все листы журнала, на которых указан перечень приходных и расходных кассовых ордеров, а также первый (заглавный) лист Журнала. Для печати заглавного листа необходимо указатель «Раздел журнала» поставить в режим «Обложка». (Рис.3).
Вывод журнала и обложки на печать производится по кнопке «Печать».
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 21

Читайте так же:  Как исчисляется НДФЛ?

Рис. 3

Кассовая книга
Главным отчетным документом по учету кассовых операций на предприятии является кассовая книга. Кассовая книга — это отчет кассира, который составляется в конце каждого кассового дня в двух экземплярах. Один экземпляр с подшитыми к нему первичными кассовыми документами – приходными и расходными кассовыми ордерами и приложениями к ним передается главному бухгалтеру, а второй (с подписью главного бухгалтера) остается у кассира. Собранные за год отчеты кассира прошиваются в установленном порядке.
Кассовую книгу можно составить как из журнала «Кассовые документы» так и используя режим: Банк и касса — Отчеты — Кассовая книга (КО-4). Рассмотрим создание отчета кассира — Кассовой книги из журнала «Кассовые документы» (Рис.4)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 183


Рис. 4

Кассовая книга имеет следующий вид. (Рис. 5)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 23


Рис. 5

Кассовая книга распечатывается за каждый день, в которых осуществлялось движение по кассе. Но для собственных нужд предприятие может формировать Кассовую книгу и за любой другой период. Указание периода осуществляется в разделе «Период». На печать выводится сразу два экземпляра кассовой книги (один экземпляр для бухгалтерии, второй остается у кассира). Перед печатью данного листа кассовой книги можно воспользоваться командой «Показать настройки» (Рис. 6)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 11


Рис. 6

В этой форме настроек можно отредактировать данные кассира, бухгалтера, задать программе вывести на печать обложку, завершающий лист кассовой книги и вывести на печать основания кассовых ордеров. Возврат к листу кассовой книги осуществляется путем выбора кнопки «Скрыть настройки» или «Сформировать».
Перед архивированием кассовую книгу необходимо правильно оформить. Для этого выводится на печать обложка Кассовой книги и завершающий лист (где указывается сколько листов имеющихся в книге подлежит прошивке) (Рис.7).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 39


Рис. 7

У нас все записано

  • 304

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО) применяется для фиксации сумм денежных средств и реквизитов ордеров при обороте наличных денег через кассу организации или предприятия. Ниже мы расскажем, что представляет собой этот документ и каким образом его необходимо оформлять.

Назначение журнала

В соответствии с требованиями ст. 34 ФЗ № 86-ФЗ от 10.07.02, регулирующего правила обращения наличных денежных средств, для их оборота устанавливаются единые нормы, обязательные к исполнению всеми субъектами хозяйствования и банками.

Так, при ведении расчетов наличными деньгами организация, которая принимает деньги, обязана использовать контрольно-кассовые устройства, предназначенные для регистрации полученной наличности. Эти операции подтверждаются приходным кассовым ордером. Кроме того, этот документ необходимо оформлять и в таких случаях, когда из банка получаются наличные для выплаты заработной платы работникам, оплаты командировочных, компенсаций по подотчетным суммам.

Читайте так же:  Инвентаризация наличных денежных средств в кассе

Организация, принимающая деньги, должна использовать ККУ для регистрации наличных средств.

Если после получения денег их общая сумма в кассе превысит установленный лимит, то лишняя сумма должна сдаваться в банк. Данная операция подтверждается оформлением расходного ордера.

Общие правила осуществления кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14. В соответствии с ним, все операции должны отражаться в первичной документации (ПКО и РКО), а после этого данные должны вноситься в журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (Постановление от 18.08.98 № 88). Бланк-образец данного документа в формате Excel можно скачать по этой ссылке.

Правила заполнения

Книга учета ПКО и РКО может заполняться вручную или с использованием специального программного обеспечения на компьютере. Если оформление осуществляется в электронном виде, то на страницу данного журнала вводится информация по целевому назначению и движению наличных денег за день.

Форма № КО-3 включает в себя обложку и вкладной лист, который поделен на 2 части.

На титульном листе указываются:

  • Название компании.
  • ОКПО организации или предприятия (при отсутствии ОКПО в соответствующей графе проставляется прочерк).
  • Срок, на который заведена данная кассовая книга.
  • Реквизиты лица, ответственного за ведение и заполнение журнала.
Первая часть вкладного листа (графы 1-4) предназначена для фиксации данных приходных ордеров, а вторая (графы 5-8) – расходных. Образец заполнения вкладных листов можно посмотреть здесь.

Ведение учета ПКО и РКО обязательно для каждой организации, имеющей кассу. Заполнение журнала учета возлагается на кассира. Для данного документа установлен срок хранения 5 лет (если за это период проводилась его проверка).

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Источники:

  1. Теория государства и права. — М.: Статут, 2007. — 128 c.
  2. Ошо Зрелость. Ответственность быть самим собой / Ошо. — М.: СПб: Весь, 2013. — 185 c.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here